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Adesso puoi anche telefonare con Gmail

set 8, 2021

Google annuncia Spaces, il nuovo luogo online per la collaborazione dei team.

Adesso puoi anche telefonare con Gmail
Google fa importanti passi avanti per la sua nuova suite di produttività (ex Gsuite) disponibile gratuitamente per tutti, annunciando Spaces (Spazi), un luogo di lavoro interattivo per team e organizzazioni integrato in Gmail (Workspace).

Un luogo dedicato alla collaborazione in team: gli spazi sono ora live

Gli spazi sono il luogo centrale per la collaborazione in team in Workspace e, a partire da oggi, gli spazi sono attivi per tutti gli utenti. Gli spazi sono unici in quanto sono strettamente integrati con gli strumenti di Google Workspace come Calendario, Drive, Documenti, Fogli, Presentazioni, Meet e Attività, fornendo un modo migliore per le persone di impegnarsi in discussioni basate su argomenti, condividere conoscenze e idee, spostare progetti promuovere e costruire comunità e cultura di squadra.

Abbiamo appreso dai nostri clienti che stanno continuando a lavorare in un'ampia gamma di sedi e orari di lavoro e che gli spazi possono essere un hub centrale per la collaborazione, sia in tempo reale che in modo asincrono. Invece di avviare una catena di e-mail o pianificare una riunione video, i team possono riunirsi direttamente in uno spazio per spostare progetti e argomenti, che si tratti di un team di 10 per "Pianificazione della roadmap 2022" o di un team di 1.000 per "l'intera azienda". Tutte le mani."

Con gli spazi, i team possono condividere idee, collaborare su documenti e gestire attività da un'unica posizione. Poiché tutto il loro lavoro viene conservato per riferimento futuro, i membri del team possono facilmente intervenire e contribuire nel momento che funziona meglio per loro, visualizzando una cronologia completa delle conversazioni, del contesto e dei contenuti lungo il percorso. L'uso degli spazi ha già aiutato la mia squadra, che è distribuita su diversi fusi orari e varia nei suoi stili di lavoro. È stato utile fare affidamento su spazi per conservare e strutturare le conoscenze fondamentali, sia per l'onboarding di un nuovo compagno di squadra che per preservare il contesto quando qualcuno passa a un nuovo ruolo.

Abbiamo appena iniziato con gli spazi e sono entusiasta di condividere un po' di più su dove lo porteremo dopo. 

Nei prossimi mesi, i nostri utenti vedranno: 

  • Navigazione semplificata: un'interfaccia utente flessibile aiuta gli utenti ad accedere facilmente alla posta in arrivo, alle chat, agli spazi e alle riunioni, il tutto da un'unica posizione, in modo che possano tenere sotto controllo tutto ciò che è importante.
  • Spazi rilevabile: Gli spazi e il loro contenuto può essere fatto rilevabile a tutti i membri di un'organizzazione, in modo che altre persone possano trovare e partecipare alla conversazione. Gli amministratori possono anche impostare la rilevabilità come predefinita per la propria organizzazione.
  • Ricerca avanzata: consente agli utenti di trovare facilmente contenuti all'interno e attraverso gli spazi, o anche di scoprire nuovi spazi a cui unirsi. "Cerca tutto" negli spazi apre nuove e potenti possibilità di collaborazione e semplifica l'accesso alla base di conoscenza collettiva del team.
  • Thread di argomenti in linea: la capacità di rispondere a qualsiasi messaggio all'interno di uno spazio alimenta discussioni e collaborazioni più approfondite tra team e organizzazioni.
  • Robuste funzionalità di sicurezza e amministrazione: strumenti per la moderazione dei contenuti, la gestione degli spazi e la definizione delle regole giuste per una comunicazione sana tra domini e aziende.
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Rendere le riunioni più ibride

Gli spazi giocheranno un ruolo importante nel gettare le basi per le riunioni e, in alcuni casi, ridurranno il numero di riunioni di cui un team ha bisogno per ottenere l'allineamento. Avere uno spazio dedicato per la collaborazione asincrona, con accesso a tutti i contenuti e il contesto corretti, aiuterà i team a essere più consapevoli nella pianificazione delle riunioni. Questo è un obiettivo prioritario per noi e per molti dei nostri clienti, dato l'aumento della fatica negli incontri negli ultimi 18 mesi. Ma quando avere una riunione sembra davvero utile, l'esperienza di transizione dentro (e fuori) da diversi punti di contatto di collaborazione dovrebbe essere senza soluzione di continuità. 

Negli ultimi mesi, in collaborazione con molti clienti e tra i team di Google, abbiamo sviluppato un manuale per la navigazione nel lavoro ibrido che include progetti di best practice per i cinque tipi di riunioni ibride più comuni. Poiché le riunioni sono una parte fondamentale del lavoro ibrido, il nostro obiettivo è renderle quanto più produttive, coinvolgenti e inclusive possibile. 

Pianificazione di riunioni che funzionano con l'intero team

Con il lavoro ibrido, molti team, incluso il mio, hanno sedi e orari di lavoro che possono cambiare ogni giorno. Quando molti di noi erano insieme in ufficio, tendevamo a programmare le riunioni in un momento che favoriva la "maggioranza in carica", ma ora è particolarmente importante pianificare riunioni che si estendano all'intero team distribuito. 

Ora, oltre a indicare la loro presenza virtuale o fisica quando accettano gli inviti alle riunioni , i membri del team possono impostare la loro posizione per ogni giorno lavorativo in Calendar. Se combinate, queste funzionalità consentono agli organizzatori delle riunioni e ai team di supporto in loco di pianificare il giusto mix di presenza di persona e virtuale. Possono anche fornire una maggiore visibilità e aiutare a definire le aspettative tra i team ibridi.

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Rendere le riunioni più spontanee

Ricordi quando ti imbattevi casualmente in un collega nel corridoio dell'ufficio o in una sala relax e iniziavi una conversazione che ha suscitato nuove idee? Questa è forse la cosa che non vedo l'ora di più, visto che molti membri del mio team pianificano il loro ritorno part-time in ufficio. Questi incontri casuali sono sempre stati un ottimo modo per costruire relazioni e conoscere argomenti che potrebbero non emergere in riunioni strutturate. Per consentire queste connessioni spontanee quando i membri del team non sono in ufficio insieme, stiamo portando le chiamate di Google Meet in Workspace.

La chiamata di Google Meet è un'esperienza senza soluzione di continuità di avvio di una chiamata video o audio tra uno o più partecipanti, che integra riunioni video pianificate più strutturate. La nostra intenzione è portare le chiamate di Meet a tutti gli endpoint naturali in Workspace in cui avvieresti una chiamata ad hoc, inclusi chat, schede persone e spazi, ma questo avverrà prima di chat uno a uno all'interno dell'app mobile Gmail. Presto sarò in grado di chiamare i membri del mio team direttamente da una chat individuale. Questo farà squillare il loro dispositivo che esegue l'app mobile Gmail e invierà un chip di chiamata alla nostra chat sul loro laptop, in modo che possano rispondere facilmente da qualsiasi dispositivo. Non è esattamente la stessa cosa di una conversazione spontanea in corridoio, ma potrebbe essere la cosa migliore in un ambiente ibrido.

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Garantire l'equità della collaborazione nelle riunioni ibride

Come ci assicuriamo che le riunioni ibride non siano due riunioni in una, divise tra quelle di persona e quelle a distanza? Riunioni ibride efficaci richiedono un'esperienza unificata in modo che le persone sedute insieme nella stessa stanza possano interagire senza problemi con i loro colleghi remoti, senza che abbiano mai la sensazione che ci siano due conversazioni parallele.

Abbiamo progettato la modalità compagno in Google Meetper rispondere in modo specifico a questa sfida e inizieremo a distribuirlo ai clienti a novembre. Con la modalità Companion posso ospitare o partecipare a una riunione dall'interno di una sala conferenze utilizzando il mio laptop sfruttando al contempo l'audio e il video in camera, e tutto avviene senza alcun imbarazzante feedback audio. Questa funzionalità mi consente di condividere contenuti o vedere le presentazioni da vicino sul mio dispositivo, accedere alla chat e alla lavagna della riunione, avviare e votare sondaggi o pubblicare una domanda in Domande e risposte, proprio come farei da casa. E per garantire agli utenti una maggiore scelta su come partecipare alle riunioni, i sottotitoli tradotti dal vivo saranno disponibili in Meet e in modalità Companion entro la fine dell'anno. Attualmente stiamo lavorando alla traduzione di riunioni dall'inglese al francese, tedesco, spagnolo e portoghese, con molte altre lingue in arrivo in futuro.

Navigare nel lavoro ibrido è un viaggio

Siamo entusiasti di portare queste nuove esperienze e dispositivi Google Workspace ai nostri clienti, ma ci rendiamo anche conto che navigare nel lavoro ibrido sarà un viaggio di apprendimento e adattamento per ogni organizzazione. Due risorse che abbiamo sviluppato di recente possono aiutare lungo il percorso:
  • Navigare nel lavoro ibrido: un manuale di Google Workspace
  • Il nuovo sito Future of Work di Google Workspace, dove puoi stare al passo con tutti i modi in cui il lavoro sta cambiando.
Colmare le lacune nell'emergente mondo del lavoro ibrido sarà necessariamente una combinazione di tecnologia, cultura del posto di lavoro e reinventare l'uso degli spazi fisici. Ma lo sviluppo di una mentalità "ibrida" inizia con gli strumenti che le persone usano ogni giorno per connettersi, creare e collaborare, e Google Workspace continuerà a svolgere un ruolo cruciale in tale evoluzione.
Articolo di HTNovo
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